Hướng dẫn chia sẻ dung lượng lưu trữ Google Drive

Chào các bạn,
Hôm nay dung3d blog xin giới thiệu với các bạn một cách nho nhỏ để chia sẻ dung lượng lưu trữ cùng Google Drive. Thực chất ra thì gọi là chia sẻ folder lưu trữ dành cho nhóm (team) thì nó sẽ chuẩn hơn, chứ mình chưa thấy giới hạn lưu trữ cho từng thành viên :D.

Chức năng này mới chỉ áp dụng cho dịch vụ G-Suite. G-Suite là dịch vụ doanh nghiệp của Google thôi các bạn nhé, chứ chưa có áp dụng với các tài khoản người dùng bình thường đâu.

Tài khoản G-suite có thể là tài khoản sinh viên (tên miền .edu) và hôm nay mình trực tiếp làm với tài khoản .edu. Như các bạn biết thì khi sở hữu tài khoản .edu thì bạn sẽ được miễn phí dung lượng lưu trữ tại Google Drive cho tới khi bạn… mất tài khoản thì thôi :D.

Đây là một tiện ích khá là mới của G-Suite, với dung lượng lưu trữ không giới hạn thì… quả là tuyệt vời nhưng không phải ai cũng sẵn tài khoản .edu để dùng cả. Tài khoản .edu các bạn có thể dễ dàng mua trên mạng, mình mua của bé Thơ (@FB) với giá là 350.000 vnd / 1 tài khoản. Vĩnh viễn bảo hành tận răng, quà khuyến mại còn lớn hơn cả số tiền mua tài khoản lưu trữ =]]]].

Bé Thơ có hú mình là ai đọc được bài này mà đọc pass “bạn anh dung3d” sẽ được giảm giá chút ít. Nhưng thú thực mình nghĩ là đếch biết em nó lãi được bao nhiêu nhưng nếu bạn mua mà không đọc pass hay có đọc pass nhưng vẫn mua giá gốc thì tuyệt vời :D.

Với 350.000 vnd, một cái giá quá rẻ mình có thể tận dụng được rất nhiều việc. Mình sử dụng Google Drive rất nhiều và hiện tại mình đang phải dùng gói 100GB dung lượng lưu trữ với giá 450.000 vnd / năm :(. Và từ giờ thì mình có thể tự tin mà đéo cần gia hạn gói 100GB nữa rồi. Chúng ta đi tới bài hướng dẫn chính nhé.

Bước 1: Các bạn cần đăng nhập vào dịch vụ google drive, chắc chắn rồi. Địa chỉ đăng nhập cho bạn nào lười => https://drive.google.com. Sau khi đăng nhập thành công các bạn click thẳng vào liên kết https://drive.google.com/drive/team-drives để qua tới phần tiếp theo.
Bước 2: Đây là giao diện cơ bản của Google Drive. Các bạn có thể thấy logo G-Suite ở góc phải trên của ảnh.
Tiếp theo chúng ta chú ý tới một số điểm như sau:

  • Phần khoanh đỏ => báo dung lượng lưu trữ, vì không giới hạn nên các bạn không cần quan tâm phần này.
  • Phần khoanh màu xanh => các nhóm đang hiện hữu, các bạn có thể thấy mình có tạo 01 nhóm sẵn rồi là D3D. Các bạn không cần quan tâm đâu vì mình hướng dẫn các bạn tạo mới mà.
  • Phần khoanh vàng => các bạn ấn vào để tạo nhóm mới nhé.
  • chúng ta qua bước tiếp theo nhé 😀


Bước 3: Sau khi click vào tạo nhóm mới, thì phần này sẽ là đặt tên cho nhóm. Các bạn cứ đặt thoải mái đặt là gì chả được miễn là nhớ. Mình không tạo cho nhóm nào cả nên mình đặt cái gì chả được vì mỗi một mình mình dùng thôi mà =)). Sau khi các bạn đặt tên nhóm xong các bạn ấn vào “Tạo” để qua bước 4 nhé.

Bước 4: Sau khi ấn “Tạo” folder ở bước 3 thì bạn sẽ được chuyển sang giao diện mới. Giao diện của folder nhóm. Tại đây có một số thông tin mà Google liệt kê ra như:

  • Tên của nhóm, ở đây mình đặt là: Dung3D Blog – mua account fb Lê Thị Anh Thơ
  • Phía dưới  thì có số lượng thành viên và liên kết thêm thành viên mới.
  • chúng ta qua bước 5 nhé :D.

Bước 5: Tại bước này sẽ là bước thêm thành viên mới vào nhóm. Tại đây bạn sẽ có một số yêu cầu để bắt đầu như:

  • 1. Bạn có thể nhập tên hoặc địa chỉ email của thành viên trong nhóm để thêm vào nhóm. Các bạn nên nhập email cho đỡ nhầm lẫn.
  • 2. Tại phần cấp quyền mình khoanh đỏ có các lựa chọn như sau:
    • Quyền truy cập mặc định đầy đủ: nếu tài khoản được cấp quyền này đồng nghĩa với việc thành viên đó sẽ có toàn quyền quản lý các thành viên khác, có thể tải tài liệu lên / chỉnh sửa tài liệu và xóa tài liệu của các thành viên khác tải lên.
    • Quyền truy cập chỉnh sửa: thành viên được cấp quyền này có thể tải tài liệu lên và chỉnh sửa tất cả các tập tin hiện có tại folder của nhóm (team).
    • Quyền truy cập nhận xét: Có thể nhận xét (comment) tất cả các tệp, không có quyền tải lên hoặc xóa các tệp tin.
    • Quyền truy cập xem: Chỉ có thể xem nội dung tài liệu mà thôi :D.
    • mặc định thì google để quyền truy cập đầu tiên (quyền truy cập mặc định đầy đủ), điều này khá là rủi ro. Các bạn nên để quyền cho các tài khoản trong nhóm là (quyền truy cập chỉnh sửa). Theo mình thì Google thời gian tới nên thêm một quyền mới đó là (chỉ tải lên và chỉnh sửa tập tin của chính mình). Điều này sẽ làm giảm khả năng rủi ro vì có thể chỉnh sửa nhầm tài liệu của người khác. Mặc dù Google có chức năng “roll-back” lại nhưng nói chung là cũng phức tạp :D.
  • Phần khoanh màu cam các bạn có thể ghi chú cho thành viên mới được thêm vào. Các bạn ghi gì chả được :D.

Sau khi đã làm xong các bạn ấn vào “Gửi” để google tự báo cho thành viên mới biết nhé :D.


Bước 6
: Vì mình dùng tài khoản .edu nên khi chia sẻ cho một tài khoản bình thường khác, google sẽ hỏi mình xem có đồng ý chia sẻ hay không. Tất nhiên là có rồi, các bạn ấn vào “Tiếp Tục” để qua bước tiếp theo nhé.

Bước 7: Sau khi bước 6 thành công thì coi như hết nội dung bài này rồi. Từ bước 7 mình sẽ giới thiệu thêm một chút về các chức năng khác của Google Drive Team. Sau đây là một số liên kết (menu) tiện ích nhanh.

Để xem nhanh thành viên / chỉnh sửa quyền hạn thành viên các bạn có thể click luôn vào liên kết “2 thành viên“.

Bước 8: Sau khi ấn vào liên kết tại bước 7. Thì 1 cái pop-up sẽ hiện lên toàn bộ các thành viên, các bạn có thể chỉnh sửa quyền truy cập hoặc xóa luôn thành viên khỏi nhóm này. Như ảnh các bạn nhé :D. Toàn tiếng Việt nên chắc mình không phải nói quá nhiều nhỉ 😀

Bước 9: Tiếp theo sẽ là một phần nhiều chức năng hơn, các bạn có thể click vào cái liên kết hình tam giác lộn ngược ở cuối tên của group. Các bạn click vào đó sẽ có các lựa chọn sau:

  • Thêm thành viên => cái này thì rõ quá rồi :D. Thêm thành viên như nào các bạn có thể xem lại ở bước 5
  • Quản lý thành viên => cũng rõ rồi, cái này các bạn có thể truy cập nhanh ở bước 8
  • Gửi email cho các thành viên => chức năng khá hay ho, ví dụ như để thông báo gì đó kiểu “Chiều nay 5h nhậu nhé / có tập tin tài liệu mới nhé” thế là tất cả 500 anh em trong nhóm đều nhận được rất hay ho và đỡ tốn thời gian.
  • Cài đặt Drive nhóm => cái này hay ho nè, mình sẽ viết chi tiết nhé, ở các bước từ 9.1 đổ đi.
  • Thay đổi chủ đề => các bạn có thể thay đổi cái giao diện cover của nhóm, giống với facebook ý.
  • Đổi tên => cái này không cần nói nữa nhỉ.
  • Tìm kiếm trong nhóm: cái này cũng không cần nói nhỉ 😀
  • Xem thùng rác => các tệp tin bị xóa sẽ nằm ở thùng rác, các bạn có thể vào để lấy lại hoặc xóa hoàn toàn
  • Xóa drive nhóm => cái này không cần nói nữa nhỉ 😀

Bước 9.1: Đầu tiên đó là “Chia sẻ ra ngoài hệ thống email của XXX“, các bạn có thể click vào “chỉnh sửa” sẽ thấy có 02 lựa chọn đó là:

  • Những người bên ngoài Hệ thống email của XXX có thể được cấp quyền truy cập vào các tệp trong group nhóm này => đại khái khi lựa chọn mục này thì các tài khoản email có đuôi là @gmail, @yahoo, @hotmail sẽ đều truy cập được vào nhóm bạn tạo.
  • Chỉ những người thuộc hệ thống email của XXX mới được cấp quyền truy cập vào các tệp tin trong nhóm => lựa chọn này có nghĩa là các thành viên muốn truy cập được vào tài liệu trong nhóm sẽ phải sử dụng chung một tên miền của email.
  • XXX là tên miền của email, ví dụ như fpt.edu.vn
  • Mặc định thì google sẽ để lựa chọn mặc định là “Những người bên ngoài hệ thống”, bạn có thể sửa lại nhé :D.

Bước 9.2: Tiếp theo là “Chia sẻ với những người không phải là thành viên“, đại khái bạn có thể hiểu đơn giản đây là chức năng giống như bạn chia sẻ với người khác ý, google sẽ tự động tạo cho bạn một liên kết để gửi cho người khác để xem được tài liệu / tải được tài liệu :d.

Google mặc định là có thể chia sẻ, bạn có thể sửa lại nhé. Hình mình họa ở dưới ^^

Bước 9.3: Tiếp theo là “Tải xuống, sao chép và in“. Tại đây bạn có thể cho phép hoặc không cho phép các thành viên tải xuống / xem hoặc in tài liệu. Và áp dụng cho nhóm thành viên thuộc nhóm “Quyền truy cập nhận xét” các bạn có thể tìm hiểu nhóm này ở bước 5

Bước 10: Các bạn có thể them lịch sử hoạt động của các thành viên trong nhóm bằng cách click vào liên kết mình khoanh đỏ ý :D.

Chúc bạn thành công,
Bạn có thể liên hệ bé Thơ để mua tài khoản Google Drive không giới hạn dung lượng nhé, facebook đây.

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.

  Subscribe  
Notify of